ACORD 25 es el certificado estándar de seguro de responsabilidad civil (certificate of liability insurance), una fotografía de una página emitida por un agente o corredor que resume las pólizas de responsabilidad de un negocio, sus límites y sus fechas de vigencia para un tercero que pidió prueba de cobertura. Es el documento más usado del seguro comercial, y también el más malentendido, porque el certificado se emite solo con fines informativos y no confiere derechos a quien lo tiene. La cobertura vive en la póliza, no en el certificado.
Si un arrendador, un contratista general o un cliente pide "un COI" o "un ACORD", este es casi siempre el formulario que quieren. Esta página explica qué prueba realmente el certificado, qué deliberadamente no hace y cómo funcionan en la práctica las casillas de titular del certificado y de descripción de operaciones.
¿Qué hace el ACORD 25?
ACORD 25 existe para que un negocio pueda probar que lleva seguro de responsabilidad sin entregar su póliza completa. El agente o corredor completa el nombre del asegurado, las aseguradoras, los números de póliza, las fechas de vigencia y expiración y los límites de responsabilidad general, responsabilidad de auto, paraguas y compensación de trabajadores. La parte que pide prueba, por lo general un arrendador, dueño de proyecto o contraparte contractual, recibe el certificado y lo archiva como evidencia de que la cobertura existía el día en que se emitió. Esa es toda su función.
El propio lenguaje preimpreso del formulario establece que se emite solo con fines informativos, que no confiere derechos al titular del certificado y que no modifica, extiende ni altera la cobertura descrita. Un certificado de seguro es una fotografía, y como cualquier fotografía puede quedar desactualizada un día después si la póliza se cancela o cambia.
¿Qué muestra cada casilla del ACORD 25?
El certificado se lee de arriba abajo en seis zonas. La casilla del productor, arriba a la izquierda, identifica a la agencia emisora y a su persona de contacto, lo que importa porque las preguntas sobre el certificado van a la agencia, no a la aseguradora. Debajo, la casilla del asegurado muestra el asegurado nombrado tal como aparece en la póliza, y una discrepancia entre ese nombre y la entidad con la que usted contrató merece una llamada. A la derecha, las aseguradoras que otorgan cobertura aparecen en líneas con letras, A a F, cada una con su número NAIC, el código que identifica a la aseguradora para que un titular pueda verificar su licencia y sus calificaciones financieras de forma independiente.
El centro de la página es la cuadrícula de coberturas, una fila por póliza: responsabilidad general, responsabilidad de auto, paraguas o exceso, compensación de trabajadores y una fila en blanco para cualquier otra cosa. Cada fila se enlaza con una letra de aseguradora y muestra el número de póliza, las fechas de vigencia y expiración y los límites de esa línea. Leer bien un certificado significa revisar unas cuantas cosas específicas en esa cuadrícula:
- Letras de aseguradora y números NAIC: enlace cada fila de cobertura con su aseguradora identificada por letra, y luego revise la aseguradora misma, ya que un certificado puede reportar con exactitud una póliza de una aseguradora que usted nunca aceptaría.
- Las columnas addl insd y subr wvd: estas casillas afirman que aplica el estatus de asegurado adicional o una renuncia a la subrogación, y la afirmación vale solo lo que valga el endoso detrás de ella, así que pida la copia del endoso.
- Fechas de vigencia y expiración: una fecha vencida, o un periodo de póliza que termina antes que su proyecto, es el defecto más común en los certificados que reposan en los archivos de cumplimiento.
- Límites frente al contrato: compare cada cifra por ocurrencia, agregada y de paraguas con los mínimos que nombra el contrato, línea por línea y no en total.
¿Por qué el certificado no confiere derechos?
El certificado no confiere derechos porque no es un contrato. El contrato de seguro es entre la aseguradora y el asegurado nombrado, y el titular del certificado no es parte de él. La casilla del titular del certificado en la parte inferior del formulario identifica a quién pidió la prueba, nada más.
Los derechos bajo la póliza, como la defensa y la indemnización como asegurado adicional o el derecho a recibir aviso de cancelación, existen solo cuando un endoso adjunto a la póliza los otorga. Por eso los administradores de contratos sofisticados piden una copia del endoso de asegurado adicional, como el CG 20 10, junto con el certificado, en lugar de aceptar el certificado solo.
La distinción entre el estatus de titular del certificado y asegurado adicional es una de las más relevantes del seguro comercial, y el certificado mismo solo le dice cuál de los dos es usted de forma indirecta, mediante casillas y observaciones que deben coincidir con endosos reales en la póliza.
¿Qué pasó con el aviso de cancelación de 30 días?
Muchos contratos todavía exigen un certificado que dé "30 días de aviso de cancelación al titular", y las ediciones modernas del ACORD 25 no pueden cumplir eso. Las ediciones antiguas del formulario decían que la aseguradora procuraría enviar un aviso al titular del certificado si la póliza se cancelaba antes de su expiración. Incluso esa redacción era débil, ya que "procurará" prometía esfuerzo, no resultados.
Las ediciones vigentes eliminaron por completo el lenguaje de notificación y en su lugar establecen que el aviso se entregará conforme a las disposiciones de la póliza. El efecto práctico es simple. Un titular del certificado recibe aviso de cancelación solo si la póliza misma, a través de un endoso de aviso de cancelación que nombre a ese titular, exige que la aseguradora lo envíe.
Cuando un contrato exige derechos de aviso, la respuesta correcta es preguntar al corredor si la aseguradora ofrece tal endoso, no volver a escribir la redacción antigua en el certificado. Los agentes que alteran el lenguaje preimpreso del certificado se exponen a reclamos por errores y omisiones (E&O) y, en algunos estados, a sanciones regulatorias bajo estatutos que prohíben emitir certificados engañosos.
¿Cómo debe usarse la casilla de descripción de operaciones?
La casilla de descripción de operaciones existe para identificar el trabajo, el contrato o la ubicación con que se relaciona el certificado, y para referenciar endosos que de verdad existen en la póliza. La buena práctica se ve así: nombre el proyecto, luego indique que el estatus de asegurado adicional aplica según el formulario de endoso adjunto, con la copia del endoso engrapada detrás del certificado.
La mala práctica es usar la casilla como un campo de texto libre para promesas de cobertura que la póliza no contiene. Las aseguradoras instruyen a sus agentes a no escribir allí lenguaje que amplíe la cobertura, porque un certificado que describe mal la cobertura crea responsabilidad para la agencia sin crear cobertura para nadie. Quien pide el certificado puede protegerse con un solo hábito. Compare cada afirmación de la casilla contra un documento real de la póliza, y trate cualquier afirmación que no pueda enlazarse con un número de formulario como no verificada:
| Documento | Qué es | ¿Cambia la cobertura? |
|---|---|---|
| Certificado ACORD 25 | Fotografía informativa de las pólizas en vigor | No |
| Endoso de asegurado adicional | Modificación de la póliza que otorga estatus de asegurado a un tercero | Sí |
| Endoso de aviso de cancelación | Modificación de la póliza que exige aviso a una parte nombrada | Sí |
| Compromiso de cobertura (binder) | Evidencia temporal de que la cobertura está en vigor a la espera de la emisión de la póliza | Sí, temporalmente |
¿Dónde puede ver el formulario real?
Menlo no reproduce los formularios ACORD porque están protegidos por derechos de autor de ACORD Corporation. Los usuarios con licencia, es decir las agencias y aseguradoras que tienen una licencia ACORD, acceden a las ediciones vigentes a través de acord.org y generan los certificados completados desde sus sistemas de gestión de agencia. Si usted es la parte que pide prueba de cobertura, no necesita acceso al formulario en absoluto. Recibe los certificados completados directamente del agente o corredor del asegurado, y puede pedir a ese mismo representante copias de los endosos que el certificado referencia.
Preguntas frecuentes
Un ACORD 25 es prueba de seguro
Es evidencia de que las pólizas listadas estaban en vigor en la fecha de emisión del certificado, según el agente que lo emitió. No es garantía de que la cobertura siga en vigor después, y no es un documento de póliza. Para cualquier asunto contractual, verifique los endosos que hay detrás.
Ser titular del certificado me convierte en asegurado adicional
No. La casilla de titular del certificado solo registra quién recibió el certificado. El estatus de asegurado adicional requiere un endoso adjunto a la póliza, y quien pide con cuidado solicita una copia de ese endoso junto con el certificado.
Quién emite un ACORD 25, la compañía de seguros o el agente
Casi siempre el agente o corredor de registro, usando su sistema de gestión de agencia. Las aseguradoras autorizan a sus productores a emitir certificados que reflejen con exactitud la póliza. Por eso también el certificado lista la información de contacto del productor en la parte superior, ya que las preguntas y los certificados de renovación pasan por la agencia.
Cuánto tiempo es válido un ACORD 25
El certificado no tiene un periodo de validez propio. Refleja la cobertura a la fecha de su emisión, y las pólizas que lista llevan sus propias fechas de expiración. La mayoría de los negocios que recopilan certificados de sus proveedores piden uno nuevo en cada renovación de póliza, y por eso las agencias emiten certificados de renovación en lote cada año.
Esta guía tiene fines educativos y describe la práctica estándar de certificados con las propias palabras de Menlo. Los números y títulos de formularios se citan solo para identificación, y Menlo Insurance Services no está afiliada a ACORD Corporation. Los términos, las condiciones y los endosos específicos de su póliza son los que rigen. Hable con un corredor con licencia sobre sus exposiciones reales.